Работа с макросами в excel 2010

Макросы позволяют существенно расширить возможности в программе Excel. Они автоматизируют рабочие процессы и берут большую часть рутинной работы пользователя на себя. Просто нужно научится пользоваться макросами и производительность труда возрастет в десятки раз!

Вам даже не нужно быть программистом и знать язык программирования «VBA» чтобы создавать свои макро-программы с помощью инструмента записи макросов.

Сначала надо включить панель разработчика. Для этого в меню «Файл» открываем группу опций «Параметры». В появившемся окне «Параметры Excel» открываем группу «Настройка ленты». Обратите внимание на правую колонку настроек под аналогичным названием «Настройка ленты». В ней следует отметить галочкой опцию «Разработчик» как показано ниже на рисунке:

Теперь нам доступна на ленте новая закладка «Разработчик» со всеми своими инструментами для автоматизации работы в Excel и создания макросов.

Применение VBA и макросов в Microsoft Excel

Макросы – это внутренние приложения, которые берут на себя всю рутинную работу, облегчая жизнь пользователю. Каждый пользователь может создать макрос без знания языков программирования. Для этого существует макрорекодер, который запускается с помощью кнопки «Запись макроса».

В этом режиме все действия пользователя макрорекодер в Excel записывает, переводя на язык программирования VBA-код в автоматическом режиме. После завершения записи мы получаем готовую программу, которая сама выполняет те действия, которые выполнял пользователь при записи.

Как записать готовый макрос в Excel? Очень просто:

  1. На вкладке «Разработчик» нажимаем кнопку «Запись макроса».
  2. В появившимся диалоговом окне заполняем параметры макроса. И нажимаем "ОК".
  3. После завершения нажимаем на кнопку «Остановить запись», после чего макрос будет автоматически сохранен.
  4. Для выполнения или редактирования записанного макроса нажимаем на кнопку «Макросы» (или комбинацию клавиш ALT+F8). Появится окно со списком записанных макросов и кнопками для управления ими.

С помощью макропрограмм можно увеличить производительность труда пользователя в десятки раз. Но чтобы использовать запись пользовательских макросов на все 100% следует соблюдать простые правила, которые существенно влияют на их качество в момент записи и эффективность при выполнении.

Как работать с макросами в Excel

5 простых советов, которые помогут в создании макросов без программирования. Воспользуйтесь этими простыми советами, которые позволяют быстро и просто создавать качественные макропрограммы автоматически:

1 Правильные имена в макросах.

Присваивайте макросам короткие, но содержательные имена. Когда вы войдете вкус, со временем вам придется создавать много макросов. При выборе в диалоговом окне их легче найти с короткими и содержательными названиями. Система VBA предоставляет вам возможность указать описание к имени. Обязательно используйте ее.

Имя макроса обязательно должно начинаться с букв и не может содержать пробелы, символы или знаки препинания. После первого символа, вы можете использовать больше букв, цифр или нижнее подчеркивание, но максимальная длина имени составляет 80 символов.

2 Используйте относительные (не абсолютные) адреса ячеек

Абсолютный адрес ячейки – это точное местонахождение курсора, когда информация о его размещении записывается в макро-адреса с жесткой привязкой к конкретной ячейке в момент записи. Абсолютные адреса ограничивают возможности макроса, если будут добавляться / удаляться данные на листе Excel или список данных будет становиться больше. Относительные средства не привязывают курсор к конкретному адресу ячейки.

По умолчанию в Excel включен режим «Абсолют», но вы можете изменить его, включив кнопку «Относительные ссылки» расположенную ниже под кнопкой «Запись макроса» на панели инструментов вкладки «Разработчик»:

3 Всегда начинайте запись с курсором в A1

Абсолютный отсчет ячеек, всегда ведется с исходного положения (адрес ячейки А1) – до адреса курсора с вашими данными. Если вы сохранили ваш макрос в книге личных макросов (рекомендуется так и делать), то вы можете использовать свою программу на других листах с аналогичными данными. Независимо от того, где ваш курсор позиционируется, когда вы начинаете запись макроса! Даже если он уже находится в ячейке A1, ваш первый макрос лучше записывать после нажатия клавиш должны быть Ctrl + Home.

Пример: Представьте себе, что каждый месяц вы получаете десятки таблиц из всех филиалов. От вас требуется организовать данные и рассчитать показатели, чтобы произвести еще один ежемесячный отчет. Вы можете записать макрос для выполнения всех этих функций, в том числе открытие и соединение всех листов в одну комбинированную таблицу.

4 Всегда перемещаться с клавиш направления в момент записи макроса

Используйте кнопки со стрелками для управления курсором (Ctrl + Up, и т.п.). Позиционируйте курсор, так чтобы вы могли добавить, изменить или удалить данные внутри таблицы по мере необходимости.

Использование мыши для навигации является более сложным и не так надежным в момент записи. Когда дело доходит до макросов, использовать мышь лучше только для вызова меню.

5 Создавайте макросы для конкретных небольших задач

Держите ваши макросы для небольших специфичных задач. Чем больше программный код в макросе, тем медленнее он работает, особенно если это требуется для выполнения многих функций или рассчитать много формул в большой электронной таблице.

Читайте также:  Acer aspire es1 511 c7bz

Если вы запустите каждый процесс отдельно, вы можете быстро просмотреть результаты для проверки точности их выполнения.

Если нельзя разбить длинный макрос на короткие приложения, а требуется проверить его функциональность пошагово («отладкой»). Нажмите клавишу F8 каждый раз, когда вы хотите перейти к следующему шагу выполнения задачи. Процесс выполнения программы останавливается, когда он видит ошибку. Вы можете исправить ошибку, которую легко найти с помощью «отладки» или записать по-новому.

Многие люди думают, что макросы в Excel – это очень трудно, но это не так. В этой статье Вы найдёте несколько интересных и простых примеров, как можно автоматизировать Ваши повседневные задачи в Excel. Макрос – это программа на Visual Basic, созданная для того, чтобы автоматизировать задачи в Microsoft Office. В своих примерах я использую Excel 2010, но с таким же успехом Вы можете использовать Excel 2007.

Создаем макрос при помощи команды «Запись макроса»

  1. Для начала откройте вкладку View (Вид) на Ленте. В выпадающем списке Macros (Макросы) нажмите кнопку Record Macro (Запись макроса).Откроется диалоговое окно Record Macro (Запись Макроса).

  • Задайте имя макросу (не допускаются пробелы и специальные символы), клавишу быстрого вызова, а также, где бы Вы хотели сохранить свой макрос. При желании, Вы можете добавить описание.
  • С этого момента макрос записывает действия. Например, Вы можете ввести слово “Hello” в ячейку A1.
  • Теперь снова нажмите иконку Macros (Макросы) и в раскрывшемся меню выберите Stop Recording (Остановить запись).
  • Доступ к записанному макросу можно получить с помощью команды View Macros (Макросы), которая находится на вкладке View (Вид) в выпадающем меню Macros (Макросы). Откроется диалоговое окно Macro (Макрос), в котором Вы сможете выбрать нужный. Дважды кликните по имени макроса, чтобы выполнить программу.

    Кроме этого, Вы можете связать макрос с кнопкой. Для этого:

    1. На вкладке File (Файл) нажмите Options (Параметры) >Quick Access Toolbar (Панель быстрого доступа).
    2. В поле Choose commands from (Выбрать команды из) выберите All Commands (Все команды).
    3. Найдите команду Option Button (Кнопка), нам нужна та, что относится к разделу Form Control (Элементы управления формы). Выделите ее и нажмите Add (Добавить). Затем нажмите ОК, чтобы закрыть параметры Excel.
    4. Выберите команду, только что добавленную на Панель быстрого доступа, и начертите контур кнопки на рабочем листе Excel.
    5. Назначьте макрос объекту.

    Примечание: Если у вас включена вкладка Developer (Разработчик), то получить доступ к элементам управления формы можно с нее. Для этого перейдите на вкладку Developer (Разработчик), нажмите на иконку Insert (Вставить) и из раскрывающегося меню выберите нужный элемент.

    Не знаете, как отобразить вкладку Developer (Разработчик)? Excel 2007: жмем на кнопку Office > Excel Options (Параметры Excel) > Popular (Основные) и ставим галочку напротив опции Show Developer tab in the Ribbon (Показывать вкладку “Разработчик” на ленте). Excel 2010: жмем по вкладке File (Файл) > Options (Параметры) > Customize Ribbon (Настройка ленты) и в правом списке включаем вкладку Developer (Разработчик).

    Цикл FOR

    В следующем примере Вы увидите, как использовать цикл FOR. Цикл FOR позволяет нам выполнить повторение цикла с разными значениями. Давайте посмотрим, как можно заполнить числами от 1 до 5 ячейки A1:A5.

    Для этого на вкладке Developer (Разработчик) нажмите Visual Basic. Дважды кликните по объекту из списка Microsoft Excel Objects, в котором должен быть сохранён макрос. Введите вот такой код:

    Сохраните файл. Чтобы выполнить макрос, перейдите View > Macros > View Macros (Вид > Макросы > Макросы), выберите из списка название нужного макроса и нажмите Run (Выполнить).

    Следующий код отображает фразу “Hello World” в окне сообщений Windows.

    В следующем примере мы создаём сообщение с выбором Yes (Да) или No (Нет). Если выбрать вариант Yes (Да), то значение ячейки будет удалено.

    Давайте проверим этот код. Выделите ячейку и запустите макрос. Вам будет показано вот такое сообщение:

    Если Вы нажмёте Yes (Да), значение в выделенной ячейке будет удалено. А если No (Нет) – значение сохранится.

    Конструкция IF

    В Microsoft Excel Вы также можете использовать конструкцию IF. В этом коде мы будем раскрашивать ячейки в зависимости от их значения. Если значение в ячейке больше 20, то шрифт станет красным, иначе – синим.

    Для проверки этого кода выберем ячейку со значением больше 20:

    Когда Вы запустите макрос, цвет шрифта изменится на красный:

    При выполнении второго условия шрифт станет синим:

    Конструкция CASE

    Вы также можете использовать конструкцию Case, чтобы связать выполнение действия с появлением определённого значения в ячейке. В следующем примере отображается сообщение, содержание которого зависит от указанного возраста человека.

    Чтобы протестировать этот пример, Вы должны выбрать ячейку со значением и запустить макрос. Если значение выбранной ячейки, к примеру, равно 44, то будет показано вот такое сообщение:

    Заключение

    Макросы – это отличный способ автоматизировать задачи в Excel. Эта статья показывает лишь немногие примеры того, что можно сделать при помощи макросов.

    Для автоматизации повторяющихся задач в Microsoft Excel можно быстро записать макрос. Предположим, у вас есть даты в различном формате и вы хотите применить ко всем из них один формат. Это можно сделать с помощью макроса. Вы можете записать макрос, который применяет нужный формат, а затем запускать его при необходимости.

    Читайте также:  Сборка компьютера с алиэкспресс

    При записи макроса записываются все действия, описанные в Visual Basic для приложений (VBA) коде. Эти действия могут включать ввод текста или чисел, нажатие ячеек или команд на ленте или в меню, форматирование ячеек, строк или столбцов, а также импорт данных из внешнего источника, например Microsoft Access. Приложение Visual Basic (VBA) — это подмножество мощного языка программирования Visual Basic, которое входит в большинство приложений Office. Несмотря на то, что VBA обеспечивает возможность автоматизации процессов между приложениями Office, вам не нужно знать код VBA или программное программирование, если это нужно.

    Важно знать, что при записи макроса регистрируются почти все ваши действия. Поэтому если вы допустите ошибку, например нажмете не ту кнопку, средство записи макросов зарегистрирует это действие. В таком случае можно снова записать всю последовательность или изменить код VBA. Поэтому перед записью процесса следует хорошо проработать его. Чем точнее вы запишете последовательность, тем более эффективно будет работать макрос.

    Макросы и средства VBA находятся на вкладке Разработчик, которая по умолчанию скрыта, поэтому сначала нужно включить ее. Дополнительные сведения см. в статье Отображение вкладки "Разработчик".

    Запись макроса

    Перед записью макросов полезно знать следующее:

    Макрос, записанный для работы с диапазоном Excel, будет выполняться только для ячеек этого диапазона. Поэтому если вы добавите в диапазон новую строку, макрос не будет применяться к ней.

    Если вам нужно записать длинную последовательность задач, советуем вместо этого использовать несколько более мелких макросов.

    В макросе могут содержаться и задачи, не относящиеся к Excel. Процесс макроса может охватывать прочие приложения Office и другие программы, которые поддерживают Visual Basic для приложений (VBA). Например, вы можете записать макрос, который сначала обновляет таблицу в Excel, а затем открывает Outlook для ее отправки по электронной почте.

    Чтобы записать макрос, следуйте инструкциям ниже.

    На вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Запись макроса.

    В поле Имя макроса укажите имя макроса. Сделайте имя понятным, чтобы можно было быстро найти нужный макрос.

    Примечание: Первым символом имени макроса должна быть буква. Последующие символы могут быть буквами, цифрами или знаками подчеркивания. В имени макроса не должно содержаться пробелов; в качестве разделителей слов следует использовать знаки подчеркивания. Если используется имя макроса, являющееся ссылкой на ячейку, может появиться сообщение об ошибке, указывающее на недопустимое имя макроса..

    Чтобы назначить сочетание клавиш для запуска макроса, в поле Сочетание клавиш введите любую строчную или прописную букву. Рекомендуется использовать сочетания клавиш с CTRL+ SHIFT, так как они будут заменять собой совпадающие с ними стандартные сочетания клавиш в Excel, пока открыта книга, содержащая макрос. Например, если назначить сочетание клавиш CTRL+Z (Отменить), вы не сможете использовать его для функции "Отменить" в данном экземпляре Excel.

    В списке Сохранить в выберите книгу, в которой вы хотите сохранить макрос.

    Как правило, макрос сохраняется в указанном расположении книги , но если вы хотите, чтобы макрос был доступен при использовании Excel, выберите пункт Личная книга макросов . Если выбрать команду Личная книга макросов, Excel создаст скрытую личную книгу макросов (личное. xlsb), если она еще не существует, и сохранит макрос в этой книге.

    В поле Описание при необходимости введите краткое описание действий макроса.

    Хотя поле "Описание" является необязательным, рекомендуется его заполнить. Кроме того, желательно ввести понятное описание, которое будет полезно вам и всем, кто запускает макрос. Если у вас много макросов, описания помогут быстро определить, для чего они нужны.

    Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку ОК.

    Выполните действия, которые нужно записать.

    На вкладке разработчик в группе код нажмите кнопку остановить запись .

    Работа с макросами, записанными в Excel

    На вкладке Разработчик щелкните Макросы, чтобы просмотреть макросы, связанные с книгой. Кроме того, можно нажать клавиши ALT+F8. При этом откроется диалоговое окно Макрос.

    Внимание: Макросы нельзя отменить. Прежде чем впервые запускать записанный макрос, сохраните книгу или создайте ее копию, чтобы предотвратить внесение нежелательных изменений. Если вас не устраивают результаты выполнения макроса, вы можете закрыть книгу, не сохраняя ее.

    Ниже приведены дополнительные сведения о работе с макросами в Excel.

    Сведения о параметрах безопасности макросов и их значении.

    Макросы можно запускать различными способами, например с помощью сочетания клавиш, графического объекта, панели быстрого доступа, кнопки или даже при открытии книги.

    С помощью редактора Visual Basic можно изменять макросы, присоединенные к книге.

    Если книга содержит макрос VBA, который нужно использовать где-либо еще, этот модуль можно скопировать в другую книгу с помощью редактора Microsoft Visual Basic.

    Назначение макроса объекту, фигуре или графическому элементу

    На листе щелкните правой кнопкой мыши объект, рисунок, фигуру или элемент, которому нужно назначить существующий макрос, а затем выберите команду назначить макрос.

    В поле Назначить макроса выберите макрос, который вы хотите назначить.

    Вы можете назначить макрос значку и добавить его на панель быстрого доступа или ленту.

    Вы можете назначать макросы формам и элементам ActiveX на листе.

    Узнайте, как включать и отключать макросы в файлах Office.

    Читайте также:  Как найти букву в тексте

    Открытие редактора Visual Basic

    Нажмите клавиши ALT+F11.

    Узнайте, как найти справку по элементам Visual Basic.

    Работа с записанным кодом в редакторе Visual Basic (VBE)

    С помощью редактора Visual Basic (VBE) вы можете добавлять в записанный код собственные переменные, управляющие структуры и другие элементы, которые не поддерживает средство записи макросов. Так как средство записи макросов фиксирует почти каждый шаг, выполняемый во время записи, может также потребоваться удалить ненужный код. Просмотр записанного кода — отличный способ научиться программировать на VBA или отточить свои навыки.

    Пример изменения записанного кода можно найти в статье Начало работы с VBA в Excel.

    Запись макроса

    Перед записью макросов полезно знать следующее:

    Макрос, записанный для работы с диапазоном Excel, будет выполняться только для ячеек этого диапазона. Поэтому если вы добавите в диапазон новую строку, макрос не будет применяться к ней.

    Если вам нужно записать длинную последовательность задач, советуем вместо этого использовать несколько более мелких макросов.

    В макросе могут содержаться и задачи, не относящиеся к Excel. Процесс макроса может охватывать прочие приложения Office и другие программы, которые поддерживают Visual Basic для приложений (VBA). Например, вы можете записать макрос, который сначала обновляет таблицу в Excel, а затем открывает Outlook для ее отправки по электронной почте.

    Макросы и средства VBA находятся на вкладке Разработчик, которая по умолчанию скрыта, поэтому сначала нужно включить ее.

    Перейдите в раздел настройки > Excel . Панель инструментов & > ленты.

    В категории Настроить ленту в списке Основные вкладки установите флажок Разработчик, а затем нажмите кнопку Сохранить.

    Чтобы записать макрос, следуйте инструкциям ниже.

    На вкладке Разработчик нажмите кнопку Запись макроса.

    В поле Имя макроса введите название макроса. Сделайте имя понятным, чтобы можно было быстро найти нужный макрос.

    Примечание: Первым символом имени макроса должна быть буква. Последующие символы могут быть буквами, цифрами или знаками подчеркивания. В имени макроса не должно содержаться пробелов; в качестве разделителей слов следует использовать знаки подчеркивания. Если используется имя макроса, являющееся ссылкой на ячейку, может появиться сообщение об ошибке, указывающее на недопустимое имя макроса..

    В списке Сохранить в выберите книгу, в которой вы хотите сохранить макрос.

    Как правило, макрос сохраняется в указанном расположении книги , но если вы хотите, чтобы макрос был доступен при использовании Excel, выберите пункт Личная книга макросов. Если выбрать команду Личная книга макросов, в Excel будет создана скрытая личная книга макросов (личное. XLSB), если он еще не существует, и сохранение макроса в этой книге. Книги в этой папке открываются автоматически при запуске Excel, а код, хранящийся в личной книге макросов, будет указан в диалоговом окне Макрос, которое описано в следующем разделе.

    Чтобы назначить сочетание клавиш для запуска макроса, в поле Сочетание клавиш введите любую строчную или прописную букву. Рекомендуется использовать сочетания клавиш, которые еще не назначены другим командам, так как они будут переопределять совпадающие с ними стандартные сочетания клавиш в Excel, пока открыта книга, содержащая макрос.

    В поле Описание при необходимости введите краткое описание действий макроса.

    Хотя поле "Описание" является необязательным, рекомендуется его заполнить. Полезно ввести понятное описание с любой полезной информацией, которая может быть полезна Вам или другим пользователям, которые будут запускать макрос. Если у вас много макросов, описания помогут быстро определить, для чего они нужны.

    Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку ОК.

    Выполните действия, которые нужно записать.

    На вкладке Разработчик щелкните Остановить запись.

    Работа с макросами, записанными в Excel

    На вкладке Разработчик щелкните Макросы, чтобы просмотреть макросы, связанные с книгой. При этом откроется диалоговое окно Макрос.

    Примечание: Макросы нельзя отменить. Прежде чем впервые запускать записанный макрос, сохраните книгу или создайте ее копию, чтобы предотвратить внесение нежелательных изменений. Если вас не устраивают результаты выполнения макроса, вы можете закрыть книгу, не сохраняя ее.

    Ниже приведены дополнительные сведения о работе с макросами в Excel.

    Узнайте, как включать и отключать макросы в Excel для Mac.

    Если книга содержит макрос VBA, который нужно использовать где-либо еще, этот модуль можно скопировать в другую книгу с помощью редактора Microsoft Visual Basic.

    Назначение макроса объекту, фигуре или графическому элементу

    На листе щелкните правой кнопкой мыши объект, рисунок, фигуру или элемент, которому нужно назначить существующий макрос, а затем выберите команду назначить макрос.

    В поле Назначить макроса выберите макрос, который вы хотите назначить.

    Вы можете назначить макрос значку и добавить его на панель быстрого доступа или ленту.

    Вы можете назначать макросы формам и элементам ActiveX на листе.

    Открытие редактора Visual Basic

    На вкладке Разработчик щелкните Visual Basic или выберите Сервис > Макрос > Редактор Visual Basic.

    Узнайте, как найти справку по элементам Visual Basic.

    Дополнительные сведения

    Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

    Get expert help now

    Don’t have time to figure this out? Our expert partners at Excelchat can do it for you, 24/7.