Создание базы данных в access видеоурок

На компьютере можно создать с помощью шаблона базу данных Access.

Другие видеоролики в этом курсе

Этот видеоролик входит в обучающий курс Создание первой базы данных в Access 2013. Вы можете загрузить весь курс или просмотреть видео в Интернете.

Видео: создание базы данных на компьютере. (Вы находитесь здесь!) Создайте на компьютере базу данных Access с помощью шаблона.

Видео: создание веб-приложений Access. Научитесь создавать веб-приложения Access — базы данных, работающие в облаке. Шаблоны упрощают и ускоряют их создание.

Access — это система управления базами данных (СУБД). Эта СУБД предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

У знаменитой компании Microsoft есть специальная программа, с помощью которой можно создавать базы данных Access и работать с ними. Она называется Microsoft Access или сокращенно MSAccess.

И на этом сайте вы найдете обучающие видео материалы и статьи по этой программе. Итак что такое MSAccess? Для чего она нужна и зачем ее стоит изучать?

MSAccess позволяет управлять всеми сведениями из одного файла. Информация сохраняется в таблицах, но просматривается в удобном виде с помощью запросов, форм и отчётов. При изменении данных последние автоматически обновляются во всех объектах базы, так как берут начало от «матери»-таблицы. В нормальной базе данных информация не должна дублироваться, а при изменении она редактируется только один раз в одном месте (всё остальное сделают связи, запросы, выражения, программы).

Для лучшего понимания о том, что такое база данных, для чего она нужна, и как с помощью нее можно автоматизировать 100% работы, смотрите видео демонстрацию моей базы данных, созданной в Аксесс 2007 — «Займы»:

Формы служат для простоты (удобства) просмотра, добавления и изменения данных. При открытии формы отбираются необходимые данные из таблицы базы данных access и выводятся на экран с использованием созданного макета.

Запросы позволяют из массивов данных отбирать необходимую на данный момент информацию, отвечающую заданным критериям. С помощью запросов можно также добавлять, удалять данные, создавать таблицы и др.

Отчеты помогают анализировать данные и представлять их определённым образом для вывода на печать либо на экран для просмотра.

Страницы доступа дают возможность для просмотра, обновления и анализа данных через Интернет или локальную сеть.

Диаграммы служат для наглядного графического представления информации, облегчая для пользователей сравнение и выявление тенденций и закономерностей в данных. MSAccess позволяет создавать диаграммы любого из известных типов с необходимыми функциями.

Макросы позволяют автоматизировать выполнение часто выполняемых задач при помощи встроенных макрокоманд. Например, при нажатии на кнопку можно вызвать форму для принятия заказа или открыть отчёт для просмотра информации.

Ценная особенность MSAccess состоит в возможности одновременной работы с базой данных множества пользователей (в локальной сети), которым даются различные степени разрешений: возможность изменять и добавлять информацию, просматривать необходимые данные, распечатывать требуемые отчёты и т.д.

Пользователь, вносящий изменения в базу, блокирует только одну запись, с которой он работает, причем на время её редактирования. Обновление введённых данных происходит мгновенно.

Если где-то на сервере идет ввод новых записей в базу данных, это не мешает другим пользователям на своих местах обращаться к базе по компьютерной сети и работать с информацией.

На этом сайте мы можете пройти обучение через видео самоучитель access, и на практике убедиться в простоте и удобстве данной технологии управления данными. Но от себя я вам скажу что эта технология настолько удобна, что ею пользуются люди создающие сайты в интернете. И сайты в которых данные сохраняются в базе данных. И если бы не было баз данных, то мы не видели Интернет таким, какой он сейчас есть. И этот сайт не есть исключение. Он также работает на базе данных.

Читайте также:  Crusader kings 2 holy fury

1 — Автозапуск формы

3 — Создание запроса на выборку троечников

5 — Скрытые объекты в Access 2003

7 — Создание поля со списком

9 — Запрос с двумя параметрами

11 — форма добавления должности

13 — Открытие формы на определённой записи

15 — Как создать печатный бланк в Access?

17 — Вычисление итоговой суммы в Аксесс

19 — Элемент управления «выключатель»

21 — Access 2003 — Подстановка единиц измерения

23 — Access 2003 — Создание разделенной формы

25 — Access 2003 — Счетчик по умолчанию

27 — Access 2003 — Фильтрация записей при помощи свободного поля

29 — Access 2003 — Добавление календаря в форму

31 — Access 2003 — Вывод значений полей из главной таблицы

33 — Access 2003 — Пример использования функции StrConv

35 — Access 2003 — Избранные свойства элементов управления и формы

37 — Access 2003 — Перемещение данных из таблицы в таблицу

39 — Access 2010 — Сводные таблицы — часть 1

41 — Access 2003 — Изменение источника записей формы

43 — Access 2003 — Динамическое значение

45 — Access 2003 — Фильтрация записей

47 — Access 2003 — Применение составного индекса

49 — Access 2003 — Вычисление остатка товара

51 — Access 2013 — Сортировка

53 — Access 2013 — Номера посещений по дате

55 — Access 2003 — 5 способов установки времени в форме

57 — Access 2013 — Всплывающая подсказка

59 — Access 2013 — Накопление данных в поле

61 — Access 2013 — Изображения в формах и отчетах

63 — Access 2013 — Макрокоманда ВыбратьОбъект

65 — Access 2013 — Независимая фильтрация данных

67 — Access 2013 — Удаление повторяющихся записей

69 — Access 2013 — Суммирование в смешанном поле

2 — Автооткрытие панели инструментов

4 — Изменение рисунка инструмента

6 — Как создать заголовок формы в Access 2003?

8 — Вспомогательная форма со списком подстановки

10 — Отчет с двумя параметрами

12 — Создание навигационной формы

14 — Как скрыть элемент управления на форме?

16 — Двухуровневые подчиненные формы

18 — Подчиненная диаграмма в Access

20 — Печать текущей записи в форме в Аксесс

22 — Access 2010 — Условное форматирование — 1 часть

24 — Access 2010 — Условное форматирование — 2 часть

26 — Access 2010 — Фильтрация записей при помощи поля

28 — Access 2010 — Работа с областью навигации

30 — Access 2010 — Режим макета

32 — Access 2010 — Решение проблемы форматирования при помощи макета

34 — Access 2010 — Применение макросов в группе переключателей и списке

36 — Access 2010 — Начальные понятия о макросах данных

38 — Access 2010 — Именованный макрос данных

40 — Access 2010 — Сводные таблицы — часть 2

42 — Access 2010 — Вспомогательная форма подстановки

44 — Access 2010 — Автосворачивание области навигации

46 — Access 2010 — Функция Format

48 — Access 2010 — Создание контекстного меню

50 — Access 2010 — Изменение счетчика

52 — Access 2010 — Статистика на форме

54 — Access 2013 — Глобальная переменная

56 — Access 2013 — Авто выделение записи

58 — Access 2013 — Отображение итогов в отчете

60 — Access 2013 — Две операции с остатком товара

62 — Access 2013 — Сводные таблицы

64 — Access 2013 — Закладка с помощью переменных

66 — Access 2013 — Посимвольный поиск записей

68 — Access 2013 — Подсвечивание текущей записи

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Читайте также:  Сколько стоит установить майкрософт офис на ноутбук

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

Читайте также:  Почему не сворачивается окно на экране

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!