Список с днями рождения сотрудников

Дата публикации 01.11.2019

Использован релиз 3.1.11

Для создания списка сотрудников с датой рождения помесячно сформируйте отчет "Личные данные сотрудников":

  1. Раздел КадрыКадровые отчеты – ссылка "Личные данные сотрудников".
  2. В поле "Дата" укажите дату, на которую необходимо сформировать отчет (рис. 1).
  3. В поле "Организация" укажите организацию, по которой необходимо сформировать отчет.
  4. Кнопка "Настройки". Для изменения структуры отчета выберите "Вид" – "Расширенный".
  5. На закладке "Отборы" нажмите на кнопку "Добавить отбор" – откроется форма "Выбор поля отчета", в которой откройте папку "Пользовательские поля" и выберите поле "День рождения".
  6. В поле "День рождения" в колонке "Условие" выберите значение "Меньше". В колонке "Значение" установите дату начала следующего месяца. Например, необходимо сформировать список сотрудников, у которых день рождения в октябре. В поле "Дата" (шапка отчета) укажите 01.10.2019, а в колонке "Значение" – 01.11.2019.
  7. На закладке "Поля и сортировки" перенесите поле "День рождения" в раздел "Сортировки" (правая часть формы), выше поля "Физическое лицо.Имя" для того, чтобы отчет сортировался по дате дня рождения (рис. 2).
  8. Кнопка "Закрыть и сформировать".
  9. Для печати отчета нажмите на кнопку "Печать результата отчета" (рис. 3).

Когда речь заходит про мотивацию сотрудников, как правило, подразумеваются премии, повышения зарплаты. Но опытные руководители знают: деньги хоть и мощный, но плохой мотиватор. Поэтому в идеале компания должна не только поощрять своих сотрудников бонусами и премиями, но и работать над неденежной мотивацией.

Одним из приемов бюджетного (в рамках компании) повышения лояльности сотрудников является всего лишь… внимание к персоне сотрудника. Для этого можно и нужно проводить регулярные индивидуальные беседы, интересоваться мнением и жизнью сотрудника, выслушивать его предложения.

Кроме этого есть и регулярные поводы привлечь внимание сотрудника — например, поздравление с днем рождения.

Так или иначе, дни рождения в коллективе отмечают. Иногда чисто «своими» — отделом, иногда — в рамках всей компании. Поздравление, подарок от руководства и открытка за личной подписью директора будет отличным способом напомнить сотруднику, как он важен для компании, а в рамках компании будет делом незатратным. Если, конечно, грамотно организовать процесс.

Шелдон Йеллен, генеральный директор BELFOR Holdings, Inc., подписывает поздравительные открытки для каждого сотрудника компании, а это более 7000 открыток в год. Эту традицию он начал с 1985 года, задолго до того, как стал директором компании по ликвидации последствий стихийных бедствий, состояние которой сейчас оценивается в миллиард долларов. Несмотря на то, что это может показаться небольшим и глупым жестом, Йеллен считает, что отправка поздравительной открытки своим сотрудникам заставляет их чувствовать себя более ценными.

Нужна ли автоматизация поздравлений с днями рождения?

В Neaktor мы всегда рассматриваем кейсы в контексте ведения бизнес-процессов. И даже такую второстепенную, на первый взгляд, активность вроде поздравлений с днем рождениями предлагаем вести автоматизированным процессом.

Читайте также:  Eset nod32 смарт секьюрити

Конечно, в небольшой компании из 10-15 человек вы можете обойтись и простым повторяющимся напоминанием о дне рождения в телефоне. И если вы не загружены, сможете без проблем спланировать, как будете поздравлять того или иного сотрудника.

Но когда растет количество сотрудников в компании, а загрузки по основным бизнес-процессам становится больше — поздравлять каждого лично уже проблематично. Да что уж говорить, иногда директора и сотрудники могут не знать друг друга в лицо и на коридоре не здороваться. Как правило, кстати, частое явление для компаний с 100+ сотрудниками.

Получается, если компания довольно большая, то задачи вроде поздравления сотрудников или откладываются на светлое будущее, или перекладываются на плечи HR. Опять же, если компания быстро растет, то и HR бывают загружены более приоритетными задачами вроде найма и делопроизводства. Получается замкнутый круг, который ведет к недостаточной работе над мотивацией сотрудников в целом. Разорвать его как раз и помогает автоматизация, которая снимает необходимость отслеживать даты лично, а также ставит сразу готовые задачи.

Как можно поздравлять сотрудника

Давайте разобьем поздравление сотрудника с днем рождения на несколько типовых задач. Чем более серьезно к вопросу подходит компания и чем больше ресурсов готова потратить на дни рождения, тем задач будет больше.

Можно, конечно, просто настроить автоматическое шаблонное email-сообщение, которое раз в год будет само отправляться с почты директора сотруднику, у которого день рождения. Исключительно бюджетный вариант, на настройку которого в Neaktor потребуется от силы несколько минут, а его даже контролировать не нужно.

Но если пойти другим, более персонифицированным путем, то стоит:

— Написать текст поздравления от руководства на открытке – желательно уникальный, а не шаблонный, повторяющийся из года в год.

— Подготовить подарок – не обязательно что-то материальное вроде сервиза / телефона / новой сумки и т.п. Можно подарить что-то одновременно полезное и для компании, и для сотрудника: оплатить профессиональные курсы, отправить на конференцию. Хороший способ убить сразу двух зайцев.

— Организовать церемонию поздравления или даже вечеринку — тортик купить, помещение найти, с людьми договориться.

Читайте также:  Plants vs zombies garden warfare 2 ps3

— Подготовить, согласовать дополнительный бонус – например, выходной, премию.

Каждая из этих задач может быть поделена на несколько важных этапов, а значит представлена в виде отдельных бизнес-процессов.

Например, чтобы написать текст поздравления, сначала нужно получить фидбек от руководителя подразделения, где работает сотрудник, или ближайших коллег, напарников работника. Это, чтобы знать, о чем писать, сделать открытку персональной. После этого нужно написать сам текст, утвердить его, напечатать на открытке и подписать у «генерального».

Подготовка подарка тоже состоит из этапов: выбора презента, согласования бюджета, непосредственно покупки.

Если вы даете премию или отгул, допустим, в честь юбилея, то они должны быть согласованы с руководителем работника и оформлены в бухгалтерии.

Чтобы не получилось так, что выходной вы пообещали, а его посчитали как отпуск за свой счет или прогул. Это сильно подпортит впечатление от поздравления.

Вы можете придумать больше задач и способов поздравить коллегу. Но, как правило:

  1. Все эти задачи легко описываются простыми бизнес-процессами
  2. Все они требуют выполнения заблаговременно, за несколько недель, а не накануне или в день самого дня рождения.

Именно поэтому эти задачи должны запускаться автоматически и заранее.

Настройка поздравлений с днями рождения в Neaktor

Начать можно с оформления списка дней рождения сотрудников. В отдельном проекте в Neaktor создается отдельный список карточек сотрудников, где кроме контактной информации будут содержаться дата рождения и полезная информация о предпочтениях сотрудника: например, у сотрудника аллергия на арахис, боится хлопушек, любит рыбалку и т.д.

Такие карточки в идеале должны создаваться автоматически в процессе онбординга, а позже дополняться ответственным HR-специалистом.

Кроме этого добавляется отдельный проект для ведения задач по поздравлению с днями рождения. В нем настраиваются те бизнес-процессы, которые мы уже с вами обсуждали в прошлом разделе: подготовка открытки, закупка подарка, организация вечеринки. По ним будут создавать задачи по каждому конкретному сотруднику.

Дальше идет дело за автоматизацией. В карточки сотрудников необходимо добавить роботов, привязанных к дате рождения.

Каждый год эти роботы будут добавлять нужные задачи и автоматически ставить их на ответственных. Притом задачи будут поставлены заранее – в те сроки, в которые, как вы решите, их можно будет закрыть.

В некоторых организациях практикуют так называемый «День Торта». В конце каждого месяца компания организовывает вечеринку в честь дня рождения сотрудников, у которых он был за последние 30 дней. В таком случае можно настроить ежемесячное повторения набора задач для подготовки к мероприятию. Хорошее решение для крупных компаний, где почти каждый день кто-то из сотрудников оказывается именинником.

И в принципе все готово! Ответственный сотрудник заранее получает уведомление о поставленных на него задачах. Задачи по поздравлению сотрудника двигаются по этапам, переходят и на других людей, которые помогут ответственному организовать поздравление.

Читайте также:  Как на своем сайте поменять информацию

Когда наступает дата дня рождения, никому не придется в последний момент бежать стремглав в магазин за подарком, покупать последний позавчерашний черствый торт из ближайшего магазина, подписывать открытку первым найденным в интернете поздравлением.

Вся эта работа будет сделана заранее, притом с максимальным вниманием к имениннику. Лояльность сотрудников растет, а компания получает свои дивиденды. Попробуйте, это просто, особенно с Neaktor.

Для того чтобы не попадать в неловкое положение, когда вы забыли чей-нибудь день рождения, скачайте и распечатайте для этого специальный календарь.

Сколько раз нам приходилось придумывать отговорки, о том, что мы не забыли про чей-либо день рождения. И где мы только их не записывали, в смартфоне, в онлайн записных книжках или календарях.

Но самый верный способ помнить о каждом дне рождения ваших членов семьи, близких и друзей, это распечатать семейный календарь и повесить на самом видном месте. Заполнить дни рождения можно в электронном виде, перед распечаткой, а можно уже потом, ручкой или карандашом.

Места для дней рождения мало, но по другому и не вместишь 365 дней, с местом под имена, на А4 формате листа. Сезоны выделены разными цветами, чтоб было легче ориентироваться. Формат календаря .doc, для того чтобы можно было его редактировать в Ворде.

Бесплатный календарь дней рождения А4 формата

Вот еще один вариант календаря дней рождения. Он отличается тем, что записываете чей-либо день рождения не напротив определенной даты, а в столбик под каждым месяцем. Преимущество этого календаря перед предыдущим в том, что если у вас много родственников, знакомых и друзей, то даты дней рождения могут совпадать. И как следствие, одной строчки на запись нескольких человек не хватит. А в этом календаре вы можете вписать один и тот же день с разными именами несколько раз подряд.

Календарь дней рождения для печати

Распечатав этот лист, горизонтальной ориентации, вы можете заполнить дни рождения своих родственников и друзей, чтобы не забыть их поздравить. Данный шаблон вам позволит записать до 8 дней рождения на каждый месяц. Скачать можно PDF или DOC формат, в зависимости от вашей конечной цели.