Таблицы в excel производство

Содержание:

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

  1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
  2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
  3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
  4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

  1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
  2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
  3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
  4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Читайте также:  Как поставить приоритет на жесткий диск

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.

Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы "Номенклатура" присвоим имя: "Таблица1" . Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: "Таблица2" диапазону таблицы "Поставщики". Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» – инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ("номенклатура!$A$4:$A$8").

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» – куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

Программа для учета производства готовой продукции (изделий) и расхода сырья и материалов на производстве.
Позволяет также просмотреть сколько и какой продукции можно произвести из имеющегося сырья.

Cхема работы:

Изготовление готовой продукции из сырьяматериалов. Соответственно в программе два склада:

  • склад готовой продукции (изделия)
  • склад сырья (материалы, детали)

Каждое изделие имеет свою комплектацию (входящее в состав изделия сырье).
По мере изготовления, готовые изделия приходуются на склад готовой продукции.
Одновременно с этим происходит списание материалов со склада сырья, в соответствии с комплектацией изделия.

Представьте, что вы планируете закупки расходных материалов для производства. К вам стекаются 2 потока данных: производственные планы и прогноз по наличию производственных материалов на складах. У вас несколько заводов, много видов материалов. На выходе вы обязаны предоставлять информацию по тому, какие материалы в каких количествах и когда следует закупать и куда отправить.

Читайте также:  Изоляция со скин эффектом

Рассматривая этот пример, мы научимся нескольким довольно оригинальным и эффектным приёмам, которые вы потом сможете применять для своих задач.

Вы узнаете универсальный метод совмещения данных из двух (и более) таблиц, имеющих разные форматы

Вы узнаете, как использовать сводные таблицы для получения отчёта с нарастающим итогом

Мы будем использовать: умные таблицы, именованные диапазоны, формулы ИНДЕКС (INDEX), ЕСЛИ (IF), ПОИСКПОЗ (MATCH), СТОЛБЕЦ (COLUMN), СТРОКА (ROW), ЧСТРОК (ROWS) и сводные таблицы

Вы увидите отличную иллюстрацию синтеза вышеперечисленных инструментов Excel для достижения впечатляющих результатов

Данные на входе

Лист REQ содержит планы использования материалов (компоненты) для производства конечной продукции.

Например, компонент P49 потребуется на зводе L01 в количестве 58 235 штук к 26 мая 2015 года. Обратите внимания, что суммы отрицательные, в отличие от следующей таблицы. Это нам пригодится.

Лист STK отражает процесс поступления материалов на склады заводов.

Например, материал P97 в количестве 229 784 штук 7 апреля 2015 года поступит на склад завода L01, так как есть соответствующий контракт с производителем этого материала.

Обратите внимание, что не смотря на то, что обе таблицы состоят в основном из похожих столбцов, компановка столбцов разная да и количество столбцов не совпадает. Как это обычно бывает, вы никак не можете управлять данными, поступающими к вам из учётной системы предприятия.

Задача

Итак, у нас с вами есть поток событий, которые уменьшают запасы материалов на складах (производство) и поток событий, которые увеличивают запасы (закупки). Всё что нам надо – это выстроить эти события на одной временной шкале и следить, чтобы уровень складских запасов не становился отрицательным. Отрицательный уровень запасов говорит о том, что для производства не хватает материалов. Многие крупные компании имеют штат людей, которые занимаются примерно такой работой, которую я сейчас описал. В данном случае моя задача, показать пути, как это можно делать в Excel с минимальным количеством усилий и с известной долей изящества.

Файл примера

Скачать

Объединяем таблицы

Объединять таблицы будем. формулами. То есть в ячейках нашей объединенной таблицы будут такие формулы, которые сначала выведут все строки таблицы REQ, а затем все строки таблицы STK. И всё это будет сделано с учётом того, что у всех таблиц разная структура. На этом этапе мы совершенно не будем заботиться о сортировке строк – пусть идут, как идут.

Исходные таблицы оформляем в виде умных таблиц, присваивая им соответствующие идентификаторы: лист REQ – умная таблица tblREQ , лист STK – tblSTK .

Теперь перейдём на лист Combine . Наша объединенная таблица должна состоять из следующих столбцов: Компонент , Завод , Срок , Кол-во , где Срок – это либо дата производства, либо дата поступления материала на склад. Кроме этого добавляем 2 вспомогательных столбца: Таблица и Строка . Если ячейка столбца Таблица содержит 1, то данные извлекаются из таблицы tblREQ , если 2 – то tblSTK . Ячейки столбца Строка будут подсказывать, из какой строки соответствующей таблицы брать данные.

Формула для колонки Таблица выглядит так:

=ЕСЛИ( СТРОКА(1:1) СТРОКА ( 1:1 ). Если вы никогда её не применяли, то срочно возьмите на заметку – это счётчик строк. Применяйте её, когда вам необходим в первой строке столбца с формулой получить 1, во второй строке – 2 и так далее. То же самое для счётчика столбцов СТОЛБЕЦ ( A:A ).

Таким образом, мы сравниваем счётчик с количеством строк в каждой таблице. Помните, что ссылка на умную таблицу возвращает массив данных БЕЗ заголовков, нам как раз это и надо. Если мы вышли за границы обеих таблиц, то формула возвращает ноль.

Формула для колонки Строка весьма похожа:

=ЕСЛИ( СТРОКА(1:1) Combine создана вспомогательная умная табличка tblMap (базируется на диапазоне L1:M5 ), которая нужна как справочник, чтобы поставить в соответствие номера столбцов объединенной таблицы с номерами столбцов исходных таблиц. К примеру, в обединенной таблице второй столбец это Завод , – смотрим ВТОРУЮ строку tblMap и видим, что первая колонка отсылает нас к номеру 3 – то есть поле завод в таблице tblREQ стоит на третьей позиции, вторая колонка отсылает к номеру 6 – поле завод в таблице tblSTK стоит на шестой позиции.

Теперь у нас есть всё, чтобы прописать формулу для столбцов Компонент , Завод , Срок , Кол-во объединенной таблицы. Известное изящество заключается в том, что формула будет совершенно одинаковой, как для строки, так и для всех столбцов! Вот наша красавица:

Читайте также:  Почему при открытии новой вкладки открывается яндекс

Первый слой, состоящий из формулы ЕСЛИ следит за тем, чтобы мы не пытались извлечь данные за пределами таблиц, когда поле Таблица содержит ноль

Для извлечения данных вполне естественно используется супер-формула ИНДЕКС . Кто не читал ещё мою статью про эту формулу, настоятельно рекомендую это сделать.

ВЫБОР ( $E2 ; tblREQ ; tblSTK ) возвращает нам нужную таблицу в зависимости от селектора $E2 (колонка Таблица ). Эту конструкцию также полезно будет запомнить на будущее.

Вторая формула ИНДЕКС используется для извлечения правильного номера столбца. Как видите она достаточно хитрая, в том плане что ищет необходимый столбец (либо T1 , либо T2 ) в заголовках таблицы tblMap через ПОИСКПОЗ и конкатенацию буквы "T" с селектором таблицы.

Таким образом, задача по созданию объединенной таблицы решена. Используя аналогичный подход можно объединить и три таблицы, и больше. Формулы универсальны, сами подстраиваются под размеры исходных таблиц. Необходимо только следить, чтобы формулы на листе Combined были протянуты достаточно далеко вниз – за разумные пределы суммы количества записей исходных таблиц. Это один из минусов данного метода, кроме того при очень большом количестве записей такое большое количество формул будет обсчитываться какое-то время.

В заключении этого осталось только накинуть динамический именованный диапазон ( rngCombined ) на получившуюся таблицу, чтобы на основе этого ИД построить сводную таблицу. Вот, как он определяется:

=Combine!$A$1:ИНДЕКС( Combine!$F:$F; СЧЁТЕСЛИ( Combine!$F:$F; ">0" ) + 1 )

Это стандартный подход, рассматренный тут.

Сводная таблица

Вот сейчас будет важно, очень многие этого не понимают:

Всё, что может быть сделано при помощи сводных таблиц, должно быть сделано при помощи сводных таблиц.

Это вопрос ваших трудозатрат, эффективности вашей работы. Сводные таблицы – ключевой инструмент Excel. Инструмент чрезвычайно мощный и простой ОДНОВРЕМЕННО . Понимаете, одновременно!

Итак, сводную таблицу строим на основе ИД rngCombined . Настройки все стандартные:

Поле Кол-во я переименовал в Запасы. Операция по этому полю само-собой суммирование плюс вот такая настройка:

Этим мы получаем нарастающий итог по запасам материала в разрезе Компонент – Завод . И всё, что нам остаётся делать – это отслеживать и не допускать появления отрицательных запасов. Например, смотрим отрицательное значение в строке 34 сводной таблицы. Оно означает, что на заводе L02 2 июня 2015 года запланировано производство с участием материала P97 и, учитывая объём запланированного производства, нам не хватит 22 584 штук материала P97. Смотрим в таблицу REQ и убеждаемся, что действительно 2 июня завод L02 хочет производить что-то с использованием 57 646 штук P97, а на складах у нас на этот день такого количества не будет. В финансах это называется "кассовый разрыв". Вещь очень печальная 🙂

Ну а дальше начинается хорошо знакомая вам работа, которую нет никакой необходимости комментировать. Мы нашли главное – когда, где, сколько и какого материала будет не хватать для производства.